CRM-Datenmigration: Kontakte, Beziehungen und Historie sauber übernehmen

Erfassen Sie, welche Daten tatsächlich benötigt werden: Kontakte, Firmen, offene Vorgänge, Aufgaben, Notizen und gegebenenfalls Dokumente. Legen Sie fest, welche Altbestände weiterhin nützlich sind und welche kontrolliert archiviert werden. Eine ungeprüfte Vollübernahme transportiert oft ungenutzte Felder und alte Fehler in das neue System.

Benennen Sie Personen, die die Daten fachlich beurteilen können. Eine erfolgreiche Dateiübertragung beweist nicht, dass Vertriebsphasen richtig zugeordnet oder offene Aufgaben vollständig übernommen sind. Vor dem ersten Export sollten deshalb Umfang, Kontrollfälle und die Entscheidung über unklare Daten feststehen.

Ordnen Sie jedes Quellfeld einem Ziel zu und beschreiben Sie die Umwandlung. Ein Feld namens „Status“ kann im alten System den Kundenstatus und im neuen die Bearbeitung einer Anfrage meinen. Überschriften allein reichen daher für ein Mapping nicht aus. Prüfen Sie auch Pflichtfelder und zulässige Auswahlwerte.

Achten Sie auf Datumsformate, Zeitzonen, Mehrfachauswahl und Zeilenumbrüche. Eine Telefonnummer oder Kundennummer ist kein Rechenwert; führende Nullen dürfen nicht verloren gehen. Notieren Sie für unbekannte Werte, ob sie als Ausnahme geprüft, in ein eigenes Feld übernommen oder bewusst nicht migriert werden.

Firmen, Personen und Vorgänge hängen voneinander ab. Speichern Sie eine nachvollziehbare Zuordnung zwischen alter und neuer ID. Firmen werden typischerweise vor den zugehörigen Kontakten importiert; anschließend können Vorgänge und Aufgaben verknüpft werden. Die genaue Reihenfolge richtet sich nach den Zielsystemregeln.

Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Namen oder E-Mail-Adressen. Gleiche Firmennamen und gemeinsam genutzte Postfächer kommen vor. Definieren Sie Dublettenregeln und einen Prüfweg für mehrdeutige Treffer. Ein stilles Zusammenführen kann Historien verschiedener Personen vermischen und ist schwerer zu korrigieren als ein sichtbar blockierter Datensatz.

• ✓Quell-ID und Ziel-ID nachvollziehbar zuordnen
• ✓Beziehungen vor dem Massenimport testen
• ✓Mehrdeutige Treffer separat zur Prüfung ausgeben
• ✓Verantwortliche und offene Aufgaben mitnehmen

Eine Stichprobe sollte nicht nur perfekte Datensätze enthalten. Nehmen Sie Kontakte ohne Firmenzuordnung, mehrteilige Namen, doppelte Adressen, lange Notizen und ungewöhnliche Auswahlwerte auf. Prüfen Sie anschließend die sichtbare Darstellung und die Beziehungen im Zielsystem.

Zählen Sie Datensätze je Objektart und vergleichen Sie zusätzlich die Inhalte. Gleiche Gesamtzahlen schließen falsche Zuordnungen nicht aus. Dokumentieren Sie akzeptierte Ausnahmen und führen Sie nach einer Korrektur denselben Test erneut aus. Bereinigte Testdateien werden erst nach erfolgreicher Abnahme zum Muster für den endgültigen Lauf.

Während der Vorbereitung wird im alten CRM meist weitergearbeitet. Planen Sie deshalb einen finalen Änderungsabgleich oder ein klar kommuniziertes Zeitfenster ohne Bearbeitung. Bei einem Differenzimport muss feststehen, welche Änderungen und Löschungen seit dem Ausgangsexport berücksichtigt werden.

Aktualisieren Sie beim Wechsel auch Formulare, E-Mail-Zuordnungen und andere Schnittstellen. Andernfalls landen neue Anfragen weiterhin im alten System. Ein Rücknahmeplan muss erklären, wie zwischenzeitlich neu entstandene Kontakte gesichert werden. Einfach auf den alten Stand zurückzugehen kann diese Daten sonst verlieren.

Prüfen Sie mit Mitarbeitenden den Arbeitsalltag: Kontakt finden, offene Aufgabe bearbeiten, Firma zuordnen und letzte Kommunikation verstehen. Beobachten Sie Fehlerberichte der verbundenen Formulare oder Importe. Offene Ausnahmen brauchen eine Zuständigkeit und einen Termin, statt dauerhaft in einer Tabelle zu bleiben.

Erst nach Abnahme wird der alte Betrieb kontrolliert beendet. Exporte, Zugänge und Aufbewahrung werden entsprechend den tatsächlichen Anforderungen geregelt. Das Ziel ist ein nutzbares neues CRM mit nachvollziehbarer Herkunft der Daten, nicht nur ein Importbericht mit einer grünen Erfolgsmeldung.