Zuerst System und Vertragsparteien eindeutig erfassen
Die Vorlage beginnt mit den vollständigen Unternehmensdaten und den vertretungsberechtigten Ansprechpartnern. Anschließend wird der Wartungsgegenstand über Domains, Systeme, Hosting, Shops, Erweiterungen und Schnittstellen beschrieben. Ein Vertrag über „die Website“ bleibt zu ungenau, wenn mehrere Installationen, Staging-Umgebungen oder externe Dienste beteiligt sind.
Halten Sie außerdem den technischen Ausgangszustand fest. Bekannte Fehler, veraltete Komponenten und fehlende Zugänge gehören in ein Übernahmeprotokoll. So lässt sich später unterscheiden, was bereits vor Vertragsbeginn bestand und welche Systeme tatsächlich betreut werden.
- Unternehmen, Anschriften und Ansprechpartner
- Produktive Domain und Testumgebung
- CMS, Shop, Hosting und wichtige Erweiterungen
- Externe Dienste, APIs und Lizenzinhaber
- Bekannte Altlasten im Übernahmeprotokoll
Leistungen als prüfbare Tätigkeiten beschreiben
Begriffe wie „Updates“, „Sicherheit“ oder „Support“ reichen allein nicht aus. Ergänzen Sie Rhythmus, Umfang und Prüfschritte: Welche Komponenten werden aktualisiert, wird vorher gesichert, welche Kernfunktionen werden danach getestet und wie wird das Ergebnis dokumentiert?
Trennen Sie laufende Kontrollen von Änderungen auf Zuruf. Neue Unterseiten, Designanpassungen, Produktpflege und Funktionsentwicklung sind nicht automatisch technische Wartung. Ein Stundenkontingent oder ein klarer Freigabeprozess verhindert, dass beide Seiten von unterschiedlichen Inklusivleistungen ausgehen.
SLA, Prioritäten und Servicezeiten passend wählen
Die Vorlage enthält eine Prioritätentabelle für kritische, hohe, normale und geringe Störungen. Definieren Sie die Stufen anhand konkreter Auswirkungen. Ein ausgefallener Checkout ist anders zu behandeln als ein Darstellungsfehler auf einer selten besuchten Unterseite.
Eine Reaktionszeit beschreibt den Beginn der Bearbeitung, nicht automatisch die vollständige Lösung. Legen Sie Servicezeiten, Meldekanal und Abhängigkeiten von Hosting- oder Softwareanbietern offen. Zusagen außerhalb üblicher Zeiten sollten nur eingetragen werden, wenn eine entsprechende Bereitschaft tatsächlich organisiert und vergütet ist.
Datenschutz, Zugänge und Sicherheit ergänzen
Kann der Wartungsdienstleister auf Formulardaten, Bestellungen, Nutzerkonten oder Serverprotokolle zugreifen, muss die datenschutzrechtliche Rollenverteilung geprüft werden. Bei einer Verarbeitung im Auftrag ist regelmäßig ein gesonderter Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich; die PDF-Vorlage erinnert daran, ersetzt diesen Vertrag aber nicht.
Zugänge werden personenbezogen, mit möglichst geringen Rechten und einem geregelten Entzug bei Vertragsende vergeben. Für Backups werden Umfang, Turnus, Aufbewahrung, Verschlüsselung und Wiederherstellungstests festgehalten. Die Formulierung „regelmäßige Backups“ allein beantwortet keine dieser Fragen.
Vorlage prüfen, Anlagen beifügen und gemeinsam freigeben
Leistungsübersicht, Systeminventar, SLA, Vergütung und Datenschutzdetails lassen sich als Anlagen pflegen. Das erleichtert technische Änderungen, ohne unbemerkt den gesamten Vertrag umzuschreiben. Eine Rangfolge regelt, welches Dokument bei einem Widerspruch gilt.
Die Banida-Vorlage ist eine allgemeine Arbeitshilfe für Verträge zwischen Unternehmen und keine Rechtsberatung. Vor dem Einsatz sollten insbesondere Haftung, Gewährleistung, Laufzeit, Kündigung, AGB-Einbeziehung, Datenschutz sowie branchenspezifische Pflichten von einer qualifizierten Rechtsberatung auf den Einzelfall angepasst werden.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen
Ist die PDF-Vorlage kostenlos?
Ja. Die Banida-Vorlage kann ohne Registrierung heruntergeladen und als strukturierte Arbeitsgrundlage verwendet werden.
Kann ich die Vorlage unverändert unterschreiben?
Davon ist abzuraten. Technik, Leistungsumfang, Vertragskonstellation und Risiko unterscheiden sich. Prüfen und ergänzen Sie alle markierten Felder und lassen Sie rechtlich sensible Klauseln fachkundig bewerten.
Ist ein AV-Vertrag bereits enthalten?
Nein. Die Vorlage dokumentiert, ob eine Auftragsverarbeitung zu prüfen ist. Ein erforderlicher Vertrag nach Art. 28 DSGVO wird separat abgeschlossen.
