Website-Briefing erstellen: Vorlage und Fragen für einen klaren Projektstart

Beginnen Sie mit dem Grund für das Projekt. Wird ein Unternehmen neu gegründet, ist die bestehende Website veraltet oder liefert sie zu wenige qualifizierte Anfragen? Bei einem Relaunch gehören bekannte Probleme, bisherige Stärken und vorhandene Daten in das Briefing. So wird klar, was bewahrt und was verändert werden soll.

Beschreiben Sie außerdem das Geschäftsmodell in verständlichen Sätzen. Welche Leistungen oder Produkte sind wirtschaftlich besonders wichtig? Welche Regionen oder Märkte werden bedient? Die Agentur sollte nicht erst aus alten Unterseiten zusammensuchen müssen, wie das Unternehmen Geld verdient.

„Die Website soll moderner werden“ beschreibt einen Wunsch, aber kein Geschäftsziel. Besser sind konkrete Wirkungen: mehr passende Projektanfragen, weniger wiederkehrende Rückfragen, höhere Terminbuchungen oder ein verständlicherer Bewerbungsprozess. Ein Hauptziel gibt der Seite Richtung; Nebenziele werden danach priorisiert.

Notieren Sie, woran Erfolg nach drei, sechs oder zwölf Monaten erkennbar wäre. Nicht jede Kennzahl muss schon exakt feststehen. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Reichweite und Ergebnis. Viele Seitenaufrufe sind nur dann wertvoll, wenn die richtigen Menschen Inhalte verstehen und einen sinnvollen nächsten Schritt gehen.

• ✓Primäres Geschäftsziel der Website
• ✓Gewünschte Handlungen der Besucher
• ✓Relevante Kennzahlen und heutige Ausgangswerte
• ✓Priorität bei Zielkonflikten
• ✓Zeitraum für die erste Auswertung

Alter und Wohnort reichen selten aus. Hilfreicher ist die Situation, in der jemand die Website besucht: Welches Problem soll gelöst werden? Welche Informationen fehlen? Welche Einwände verzögern eine Entscheidung? Wer entscheidet und wer beeinflusst die Auswahl? Diese Fragen führen zu besserem Inhalt und klarerer Nutzerführung.

Wenn mehrere Zielgruppen existieren, sollten sie gewichtet werden. Eine Website kann Kunden, Bewerber, Partner und Presse bedienen, aber nicht jede Gruppe muss auf der Startseite gleich viel Raum erhalten. Für wichtige Gruppen können eigene Einstiege oder Landingpages geplant werden.

Listen Sie vorhandene Texte, Bilder, Videos, Logos, Markenrichtlinien, Referenzen und Dokumente auf. Kennzeichnen Sie, was aktuell, freigegeben und rechtlich nutzbar ist. Bei einem Relaunch werden bestehende URLs und leistungsstarke Inhalte ebenfalls erfasst; sie dürfen nicht versehentlich verloren gehen.

Klären Sie, wer fehlende Inhalte erstellt und wer fachlich prüft. Texterstellung und Bildauswahl werden häufig zum größten Zeitrisiko eines Projekts. Ein realistischer Plan benennt Verantwortliche und Termine. Platzhalter können frühe Entwürfe ermöglichen, ersetzen aber keine abgestimmten Originalinhalte für den Launch.

• ✓Logo, Farben, Schriften und Gestaltungsrichtlinien
• ✓Leistungsbeschreibungen und Unternehmensinformationen
• ✓Bilder mit geklärten Nutzungsrechten
• ✓Referenzen, Bewertungen und Freigaben
• ✓Bestehende URLs, Downloads und SEO-Daten

Statt nur „Kontaktformular“ zu notieren, beschreiben Sie den gewünschten Prozess: Welche Angaben werden benötigt, wohin geht die Anfrage, wer erhält eine Benachrichtigung und welche Bestätigung sieht der Interessent? Dasselbe gilt für Terminbuchung, Login, Download, Shop oder Mehrsprachigkeit.

Nennen Sie externe Systeme wie CRM, Newsletter, Warenwirtschaft, Kalender oder Bewerbermanagement. Zugänge müssen noch nicht im Briefing stehen, aber Anbieter, Ansprechpartner und bekannte technische Einschränkungen sind relevant. So können Schnittstellen früh eingeplant und nicht erst kurz vor dem Launch entdeckt werden.

Für SEO sind wichtige Leistungen, Regionen, bisherige Rankings und bekannte Suchbegriffe hilfreich. Eine Agentur sollte daraus eine belastbare Struktur entwickeln und nicht lediglich eine vorgegebene Keywordliste abarbeiten. Bei einem Relaunch gehören Weiterleitungen und Erhalt wertvoller URLs ausdrücklich in den Leistungsumfang.

Notieren Sie vorhandene Domain, Hosting, E-Mail-System, Consent-Lösung und interne IT-Vorgaben. Rechtliche Texte und deren fachliche Prüfung benötigen eine klare Zuständigkeit. Datenschutz und Barrierefreiheit sollten nicht als spätes Kontrollkästchen behandelt, sondern in Gestaltung und technische Auswahl einbezogen werden.

Ein Budgetrahmen hilft, den Umfang realistisch zu priorisieren. Ohne diese Information planen Anbieter möglicherweise aneinander vorbei: vom einfachen Template bis zur individuellen Plattform. Ein Rahmen bedeutet nicht, dass er automatisch ausgeschöpft wird. Er zeigt, welche Lösung und Ausbaustufe wirtschaftlich in Frage kommen.

Für den Zeitplan zählen nicht nur gewünschter Start und Launch. Auch interne Freigaben, Urlaube, Kampagnen oder Veranstaltungen beeinflussen das Projekt. Legen Sie fest, wer entscheidet, wer Inhalte prüft und in welchem Zeitraum Rückmeldungen erfolgen. Viele Projekte verzögern sich nicht an der Entwicklung, sondern an unklaren Abstimmungswegen.

Ein Briefing sollte Orientierung geben, aber nicht jede Lösung vorwegnehmen. Eine Sammlung persönlicher Lieblingswebsites ohne Erklärung hilft wenig. Beschreiben Sie stattdessen, was daran gefällt: die Ruhe, Navigation, Bildsprache oder Informationsdichte. Auch widersprüchliche Wünsche wie „sehr minimalistisch“ und „alle Informationen sofort sichtbar“ sollten als offener Zielkonflikt benannt werden.

Ungeprüfte Annahmen müssen nicht als feste Vorgabe erscheinen. Wenn das Team unsicher ist, welches System oder welche Seitenzahl sinnvoll sind, ist das eine legitime Beratungsfrage. Ein gutes Briefing macht Gewissheiten, Wünsche und offene Entscheidungen sichtbar – genau dadurch ermöglicht es eine fundierte Empfehlung.